miércoles, 9 de junio de 2010

IMAGENES DE OFICINA







perfil de la secretaria moderna




una formacion ajustada a las necesidades de hoy, vocacion de servicio, buenas relaciones interpersonales, asi como habilidad para equilibrar sus responsabilidades laborales y personales, son caracteristicas que definen a la secretaria moderna.

LA PROFESION


la profesion derivada hacia un nuevo enfoque y cada vez mas, sus funciones se asemejan a las de la asistencia administrativa.
La empresa actual requiere una preparacion completa por parte del trabajador, que incluya segundos y terceros idiomas, administracion, contabilidad, mercadeo y ventas. Se buscan candidatos con habilidades interpersonales, de liderazgo, capacidad de trabajo en equipo y flexibidad para adaptarse a las cambiantes circunstancias que confronta a diario la empresas de nuestros dias.

REDEFINICION DEL PERFIL


Esta redefinicion del perfil pasa por ejemplo, por selecionar personal con una capacitacion mucho mayor, y como consecuencia, pagar tambien un sueldo alto.El que este al cargo de este puesto debe saber que formara parte del equipo de trabajo como uno mas. podra participaren las reuniones y sus opiniones y valoraciones seran escuchadas y valoradas.

La redes locales de computadoras y las redes de area amplia estan al alcance de cualquier oficina, y ya todos los ejecutivos redactan escriben sus propios memorandos, cartas y presentaciones. Ellos envian sus ofertas a traves de la red, con los que evitan la entrada de ruido en la comunicacion (matices externos que puedan variar el contenido original del mensaje).La correspondencia escrita en papel ha dado paso a la transferencia de informacion en forma digital y las funciones del puesto del secretariado se han visto reenfocadas.

EL MUNDO DE LA OFICINA


el mundo de las oficina

esta camiando por momentos y con ello, tambien cambian las profesiones que lo rodean. Es el caso del secretariado, un empleado que ha evolucionado con el paso de los años y que ha lavado totalmente su cara despues de la insercion de la tecnologia en los procesos de administracion clasicos. Este cambio ha modernizado tecnicas y procesos y ha dado un nuevo enfoque a la profesion.

EL SECRETARIADO DE HOY


la profesion de un secretario ha evolucionado a lo largo de los años y se ha adaptado a las necesidades actuales de las empresas.

jueves, 6 de mayo de 2010

IMAGENES DE DIFERENTES SECRETARIA

SECRETARIA

EJECUTIVA MOTIVADA SECRETARIA BILINGÜÉ




miércoles, 5 de mayo de 2010

codigos deontologicos de la secretaria

  1. PRINCIPIOS DE CARACTER GENERAL:

DIGNIDAD: la secretaria debe abstenerse de todo comportamiento que suponga infraccion o descredito y desenvolverse en el ejercicio de su profesion con honor y dignidad.

INTEGRIDAD: debe actuar con honradez, lealtad y buena fe.

SECRETO PROFESIONAL:debe observar estrictamente el principio de confidencialidad en los hechos y noticias que conozca por razones del ejercicio de su profesion.

2. PRINCIPIOS DE CARACTER GENERAL:

EL SECRETO DEL PROFESIONAL

ademas de un deber, observar el secreto profesional es un derecho que ampara el ejercicio de la profesion de secretaria, sin olvidar que existen leyes que lo protegen el derecho y la obligacion del secreto profesional comprende:

las confidencias e informacion personal de su superior, a que la secretaria desempee su labor. por ejemplo: dossiers personales, profesionales o la informacion cuyo contenido contenga un valor especifico para un lector no medicos.

autorizado o cualquier otra informacion que figure clasificada como confidencial, restringia o con una distribucion de personas especificas.

el secreto profesional no debe entrar en conflicto con la lealtad a la entidad para la que trabaja la secretaria, que debe responder a la confianza que su superior deposita en ella al confiarle y compartir informacion confidencial. por ello, debe comunicar a su superior informacion que a el mismo o a la entidad para la que trabaja pudiera ocasionar perjuicio y beneficio. los limites de esta divulgacion van marcados por el sentido de lealtad y la integridad que conforman el perfil persaonal de la secretaria.

la secretaria evitara duplicar la informacion confidencial y mantenerla fuera de los archivos oficiales sin concentimientos de los superiores.

  • RELACIONES CON LOS COMPAÑEROS:

la scretaria debe abstenerse de cualquier competencia desleal en relacion a su compañero .

la discrecion es un elemento especifico en las relaciones externas de la secretaria y el fundamento primario de su capacidad para salvaguardar el secreto profesional. La secretaria debe ser consciente que la discrecion es algo de una importancia fundamental. Lo que para otros miembros del colectivo puedan resultar faltas leves de respecto y convivencia es obligacion de toda secretaria prestar su colaboracion a todos sus colegas cuando sea necesaria su intervencion para que nos e produzcan atrasos de trabajo y no a la entidad donde presta sus servicios.



secretaria


secretario

cualidades de la secretarias modernas









  • BUENA VOLUNTAD: toda organizacion requiere en algunas oportunidades de un esfuerzo adicional de sus colaboradores, para elllo la secretaria debe tener la voluntad de ofrecer sus servicios cuando se lo requieren y calidad.



  • DEDICACION: durante el tiempo que la secretaria permanezca en la oficina debe mostrar dedicacion en su trabajo, sin emplear su tiempo en actividades que no se relacionen con sus quehaceres habituales.



  • PULCRITUD: todo trabajo encomendado a la secretaria debe realizarse con esmero y su presentacion debe ser impecable.



  • PUNTUALIDAD: es una manifestacion de seriedad y formalidad. toda secretaria debe ser puntual en el cumplimiento de su horario de trabajo como en el desarrollo de las labores encomendadas.



  • RESPONSABILIDAD: implica que la secretaria debe ser capaz de realizar su trabajo de manera optima sin nesecidad de supervicion.



  • LIMPIEZA Y ORDEN: una secretaria siempre debe estar ordenada, tener su oficina,archivos, armarios y estanterias en orden y limpios.



  • PACIENCIA: la secretaria debe mantener la tranquilidad en todo momento, incluso cuando las cosas no marchen como la esperen.



  • COOPERACION: el trabajo administrativo constantemente requiere de trabajo en equipo, por lo tanto la secretaria debe ser capaz de trabajar y de cooperar con los demas.



  • DISCRECION: es vital para toda secretaria, puesto que ocupa un cargo de confianza y tiene accrso a lo material que es considerado reservado, debera tener los documentos alejados de miradas indiscretas, mantener la prudencia respecto a la informacion que conoce.



  • ADAPTABILIDAD: se requiere que toda secretaria tenga la capacidad para poder adaptarse a los cambios de ambiente, de funciones y de normasdentro de su trabajo. Esto significa que debe tener disposicion favorable ante cambios bruscosen su rutina de trabajo.



  • INICIATIVA Y CAPACIDAD DE TRABAJO: se entiende por iniciativa a la capacidad que tiene toda persona para emprender una accion, sin la nesecidad de que otras se lo indiquen, una secretaria con iniciativa debe antisiparse a las nesecidades de su jefes con precaucion y criterio.



  • BUEN CRITERIO: poseer un buen juicio significa tener la habilidad de recopilar informacion sobre un tema, estudiarlo cuidadosamente y decidir la accion que sea mas apropiada, en beneficio a los intereses de la empresa.



  • PREVISION: significa saber antisiparse a las nesecidades que pudiera situarse en la organizacion.



  • SINCERIDAD: la relaccion jefe-secretaria tiene que sustentarse en la confianza. por lo tanto la secretaria debe trasmitir informacion correcta y verdadera a su jefe cuando este la solicite.



  • BUENA EDUCACION: es indispensable demostrarla en el trato con el jefe, compañeros de trabajo, personal de la empresa, clientes y visitas.

en la terminologia tradicional
















se denomina secretaria a la persona que escribe la correspondencia, extiende las actas de las reuniones, resuelve los asuntosde tramite y custodia los documentos de oficina.
pero en los ultimos tiempos el concepto de secretaria a cambiado notablemente ahora a pasado a ser la asistente perfecta de su jefe, hasta el punto de ser capaz incluso de asumir responsabilidades de este con credibilidad.
la creciente complejidad de la vida empresarial, ha tenido como consecuencia que la secretaria se encargue preferentemente de asistir a su superior de manera mas directa. sera ella quien confeccione los informes, memorandos o dossiers; en definitiva quien facilite el trabajo a su jefe con la debida eficacia. por lo tanto, tambien debe conocer, en lineas generales, las caracteristcas generales de este, para colaborar con el con cierto conocimiento de la materia.
el trabajo administractivoque deba realizar cada secretaria puede ser muy diferente entre una y otra, en relacion al campo de actividad de la empresa en el que se encuentre laborando, ya que cada sector tiene sus propias caracteristicas.





perfil de secretaria moderna



sin embargo en terminos generales toda secretaria y asistente administrativa debe poser el siguiente perfil:




  • personalidad equilibrada y proactiva.


  • autoestima positiva.


  • capacidad de adaptacion a los cambios.


  • habilidades comunicativa y escucha activa.


  • capacidad de crear innovar y de implementar.


  • criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.


  • disposicion para trabajar en equipo.


  • capacidad de observacion, concentracion y amplitud de memoria.


  • tacto y prudencia para manejar diversas situaciones.


  • espiritu de superacion.


  • flexibilidad.


  • sentido de humor.


  • resistencia fisica y nerviosa.


  • agudeza visual.


asi mismo para poder alcanzar la maxima eficacia en su trabajo y desempeñar sus funciones de forma correcta, la secretaria ha de dominar a la perfeccion una serie de conocimientos tecnicos apropiados para el cargo desarrollara tales como:





  • tecnicas de archivo.


  • tecnicas de oficina.


  • digitacion o mecanografia.


  • uso apropiado del telefono.


  • manejo y organizacion de la agenda.


  • redaccion de correspondencia general, comercial, administracion.


  • manejo adecuado de documentos.


  • conocimiento y dominio del idioma del pais.
el secretario es una funcion esencial en cualquier tipo de actividad empresarial, tanto en el mundo de los negocios como en la industria o en las profesiones liberales. la secretaria contribuye al eficaz funcionamiento de una empresa mediante su trabajo discreto, ordenado y metodico.

sábado, 1 de mayo de 2010

en relacion a la empresa










  • la secretaria siempre debe estar dispuesta a prestar apoyo y cooperacion a su empresa y ha conocer, asi mismo, los objetivos y la politica interna de la misma.



  • la secretaria no aceptara remuneracion profesional que no sea de su salario, incentivos y bono que su empresa destine a tal efecto. le esta prohibido aceptar gratificaciones economicas u otras compensaciones que esten directamente relacionadas con la transmicon de informacion.



  • la secretaria tiene el deber de contribuir ala celeridad del trabajo, no debiendo aceptar sugerencias ni coacciones para eludir su cumplimiento.

en relacion a su profesion

  • la secretaria debe cultivar y actualizar sus conocimientos,a fin que su trabajo se ejecute al masalto nivel de rendimiento.demostrara permanente mente afan de superacion y proactividad, tanto en lo personal como en su contribuccion a la empresa.
  • la secretaria debe abstenderse de realizar calquier practica que pueda perjudicar la reputacion de su profesion.
  • ninguna secretaria debe valerse de su influencia sobre sus superiores, ni apelar a vinculaciones de amistad o recomendaciones para obtener ascensos no merecidos y como consecuencia mayor remuneracionde la que le correspondeen el trabajo que desempeña, impidiendo el ascenso de otras personas que por sus experiencias,conocimientos y años de servicios los tienen mas merecidos.
  • conseguir que personas no esten preparadas para el ejercicio del secretario ejecuten las tareas propias de esta profesion.
  • ha de ser concistiente de que representa un colectivo al que tiene la obligacion de defender y enaltecer.
  • ha de conseguir que se respecte el codigo deontologico de su profesion.En este sentido, es apropiado que sea instrumento de difusion del mismo, tanto para afirmar los valores contenidos en el codigo como para ampararse en el.